Sotekin laatuasiantuntija Juho Kirvesniemi kirjoittaa asiantuntijablogitekstissään laadukkaasta työstä ja siitä, kuinka jokainen työntekijä voi osaltaan edistää laatua.
Oletko koskaan pysähtynyt miettimään, mitä laadukas työ todella tarkoittaa? Jokaisen työ jättää jäljen, mutta millainen jälki sinun työstäsi jää? Tämä kirjoitus on sinulle, joka haluat tarkastella oman työsi vaikutuksia ja pohtia, miten voit omalta osaltasi parantaa laatua. Laadunhallintajärjestelmän ei tarvitse kuulua sanavarastoosi, mutta laatu näkyy kuitenkin kaikessa, mitä teemme.
Laadun voi helposti mieltää huolellisuudeksi ja työn tekemiseksi hyvin. Tämä on tärkeää, mutta se ei aivan riitä. Laadukas työ tarkoittaa sitä, että työn lopputulos täyttää sille asetetut vaatimukset.
Ajatellaanpa leipää: jotta se on laadukasta, sen täytyy olla syötävää. Tuoli on laadukas, kun sillä voi istua turvallisesti. Hiustenleikkaus on laadukas, kun asiakas on tyytyväinen lopputulokseen. Pelkästään huolellisesti ja hyvin tehty työ ei siis välttämättä ole laadukasta, jos lopputulos ei täytä tarkoitustaan.
Laatukeskusteluissa painotetaan usein ylimmän johdon ja esihenkilöiden sitoutumista. Tämä on olennaista, mutta laadukkaat tuotteet ja palvelut syntyvät vain siten, että jokainen työntekijä tekee osansa – ja tekee sen hyvin. Esimerkiksi leipä löytää tiensä ruokapöytään vain, jos kaikki tuotantoketjun osapuolet toimivat sovittujen pelisääntöjen mukaan.
Kun seuraavan kerran laitat työhösi liittyvän asian eteenpäin, pysähdy hetkeksi pohtimaan:
Virheiden välttäminen ei ole vain asiakkaiden tyytyväisyyden kannalta tärkeää. Se säästää myös aikaa ja rahaa, kun asioita ei tarvitse tehdä uudestaan.
Mitä teet, kun jokin ei suju? Jätätkö asian sille kuuluisalle jollekin vai otatko asian puheeksi? Kannustan jälkimmäiseen. Kun jaat havaintosi ja ehdotuksesi, voit parantaa koko yhteisön toimintaa.
Avoin vuorovaikutus ja osaamisen jakaminen mahdollistavat kehittymisen. Jos organisaatiossasi todella halutaan parantaa toimintaa, ajatuksesi ja ehdotuksesi tulevat kuulluiksi.
Virheet kuuluvat elämään, mutta tärkeintä on, mitä teemme niiden jälkeen. Kun virhe tapahtuu – leipä ei ole syötävää, tuoli ei kestä istumista, tai hiustenleikkaus ei vastaa odotuksia – on hyvä pohtia:
Syyllisen etsiminen ei auta ketään. Oleellista on löytää virheen todellinen syy, jotta voimme estää sen toistumisen. Usein ensimmäinen vastaus ei ole se oikea, ja siksi perimmäisen syyn selvittäminen kannattaa. Jos korjaamme väärän asian, ongelma uusiutuu. Aito parantaminen lähtee tilanteen rehellisestä tarkastelusta, jossa opitaan aina jotain uutta.
Useimpien työhön kuuluu asioiden kirjaamista. Se voi olla potilaskertomus, palaverimuistio tai tarjoilijan vastaanottama tilaus. Mieti seuraavalla kerralla:
Huolellinen kirjaus säästää aikaa ja vaivaa. Vertaa näitä kahta esimerkkiä:
"Ota yhteys asiakkaaseen."
"Soita asiakkaalle X ja sovi uusi tapaaminen päivälle Y klo Z."
Ensimmäinen jättää tilaa arvailulle, toinen antaa selkeät ohjeet. Epäselvän kirjauksen selvittäminen vie aina enemmän aikaa kuin selkeän tekeminen alun alkaen.
Laadukas lopputulos on usein monien ihmisten yhteistyön tulos. Jokainen ketjun osa on tärkeä, eikä mikään osa toimi kunnolla ilman muita. Kun ymmärrät oman työsi merkityksen tässä kokonaisuudessa, voit vaikuttaa positiivisesti asiakkaiden tyytyväisyyteen, yrityksen menestymiseen, työilmapiiriin ja jopa työn palkitsevuuteen. Sinun panoksesi on kokonaisuuden kannalta merkityksellinen. Miten ajattelit panostaa tänään?
Juho Kirvesniemi
Laatuasiantuntija
Huomio: Tekstin kirjoittamisessa on hyödynnetty OpenAI:n ChatGPT-assistenttia. Assistentti tarjosi kieliasuun ja rakenteeseen liittyviä parannusehdotuksia sekä auttoi selkeyttämään tekstin sisältöä. Kaikki tekstin sisällölliset päätökset ovat kuitenkin kirjoittajan omia. Kuva luotu tekoälyllä (DALL·E ja Adobe Firefly).