Aurevia toteutti Sotekin päivätoiminnan yksikköön, Sunilaan, seuranta-auditoinnin 4. marraskuuta. Seuranta-auditoinnin tarkoituksena on tarkastella, että laadunhallintajärjestelmä on edelleen ISO 9001:2015 -standardin mukainen. Tulokset ovat myönteiset.
Seuranta-auditointi on osa Sotek-säätiön vaikeavammaisten päivätoiminnalle sertifioitua laatujärjestelmää. Järjestelmä auttaa ylläpitämään palveluiden korkeaa laatua ja varmistaa, että toiminta täyttää ISO 9001:2015 -standardin vaatimukset niin tekemisen kuin asiakastyytyväisyydenkin näkökulmasta ja noudattaa jatkuvan parantamisen periaatteita.
–Seuranta-auditoinnin tavoitteena oli saada näyttöä laadun johtamisen tehokkuudesta ja vaikuttavuudesta Sotek-säätiöllä. Lisäksi auditoinnissa haettiin näyttöä jatkuvan parantamisen käytäntöjen jalkautumisesta ja johtamisen rakenteiden sekä prosessien toimivuudesta. Auditoinnin toteutti riippumaton ulkopuolinen arvioija, ja sen tulokset olivat erittäin myönteiset, vammais- ja osallisuuspalveluiden palvelujohtaja Tomi Rossi Sotek-säätiöstä sanoo.
Auditoinnissa ei havaittu merkittäviä poikkeamia, ja organisaatio sai kehuja siitä, miten laatujärjestelmän periaatteet näkyvät arjessa. Pienet kehitysehdotukset otetaan osaksi jatkuvan parantamisen työtä.
–Lopputuloksena raportin mukaan Sotekilla seuranta-auditoinnin tavoitteet saavutettiin hyvin ja organisaatio noudattaa pääosin hyvin ISO 9001:2015 -standardin vaatimuksia. Standardi on meillä mallikkaasti otettu käyttöön osaksi johtamisjärjestelmää, Rossi jatkaa.
–Sotekissa on tehty perusteellista laatutyötä, joka jo lyhyessä ajassa on kehittynyt huimasti. Kokonaisuudessaan johdon sitoutuminen tulee selkeästi esille. Organisaation vahvuus on selkeä ja matala organisaatiorakenne, joka mahdollistaa kehittämisen ja uusien toimintakäytänteiden jalkauttamisen, seuranta-auditoinnin tehnyt ulkoinen auditoija Ulla Tikkanen toteaa.
Tikkanen mainitsee myös, että ensimmäisen auditoinnin jälkeen annetut poikkeamat ja kehittämiskohteet on otettu työstettäväksi ja niille on tehty vaikuttavia toimenpiteitä.
Teksti jatkuu kuvan jälkeen.
Sertifiointiauditointi toteutettiin noin vuosi sitten ja sen tuloksena Aurevia myönsi Sotekin vaikeavammaisten päivätoiminnalle laatusertifikaatin. Se osoittaa luotettavasti, että Sotek-säätiön vaikeavammaisten päivätoiminta vastaa sille asetettuja laatuvaatimuksia. Laatusertifikaatti on ehdollisesti voimassa kolme vuotta kerrallaan, ja voimassaolo edellyttää, että sertifioituun kohteeseen toteutetaan vuosittain seuranta-auditointi.
Sertifikaatin uskottavuutta lisää se, kun sertifioituun toimintaan liittyy seurantaa. Seuranta-auditoinnit tukevat organisaation oman toiminnan parantamista ja näin organisaation ei tarvitse olla ainoastaan sisäisten auditointien varassa, kun myös organisaation ulkopuolinen, riippumaton taho, toteaa standardin vaatimusten mukaisen toiminnan.
Marraskuisessa seuranta-auditoinnissa ulkoinen auditoija kävi yhden päivän aikana päivätoiminnan prosessiin liittyviä asioita sekä muutamia tukipalveluiden prosesseihin liittyviä kohtia läpi.
–Poikkeamat olivat vähäisiä, ja niitä tuli yhteensä kuusi. Esimerkiksi päivätoimintaa koskevat vähäiset poikkeamat liittyivät turvallisuuskävelyllä havaittuihin asioihin. Saimme myös hyviä parantamisehdotuksia toimintamme kehittämiseksi sekä vahvuuksia, joita ulkoinen auditoija nosti esille. Laadunhallinta ymmärretään meillä toiminnassa, palvelujohtaja Rossi summaa.
Seuranta-auditoinnissa todettiin, että säätiön laatupolitiikka on ajan tasalla ja organisaation roolit, vastuut ja valtuudet on määritelty. Jatkuvasta toiminnan parantamisesta nähtiin auditoinnin aikana useita hyviä esimerkkejä.
–Toimintaa suunnitellaan ja kehitetään yhteistyössä. Tämä näkyi auditoijan mielestä positiivisena havaintona myös itse auditoinnin aikana. Myös laatukäsikirja sai auditoijalta kiitosta selkeydestään ja visuaalisesta ilmeestään, Rossi jatkaa.
Rossin mukaan seuranta-auditointi sujui luontevasti asioista keskustellen.
Teksti jatkuu kuvan jälkeen.
Sotekin nykyisen strategian yhtenä kärkihankkeena on laadun ja johtamisen kehittäminen, jossa ISO 9001 -projekti on keskeisessä roolissa. Laatutyön kehittäminen aloitettiin Sotekilla elokuussa 2022.
Laadunhallinnan ylläpitäminen ja laajentaminen etenee edelleen laatuasiantuntijan johdolla ja laatutyöryhmän ohjauksessa suunnitelmallisesti. Projektisuunnitelma tehtävineen ja aikataulutuksineen on laadittu. Säätiön ydinprosessit on jo pääosin kuvattu.
–Sisäiset auditoinnit ja johdon katselmukset näyttelevät tärkeää roolia projektin etenemisessä. Tavoitteena on nykyisen strategiakauden mukaisesti kestävään ja tunnustettuun laatutyöhön keskittyminen, eli laatusertifikaatin saaminen koko säätiölle tulevan vuoden 2026 aikana, Rossi sanoo.
Ulkoinen auditoija Ulla Tikkanen muistuttaa, että laadunhallintajärjestelmän kehittäminen on jatkuvaa ja koskaan ei olla täysin valmiita.
–Laatujärjestelmässä kuvattujen prosessien ja toiminnan ohjeistukset tulee jalkauttaa henkilöstölle. Prosessien hyödyntäminen jokapäiväisessä toiminnassa varmistaa järjestelmän hyödyntämisen. Johdon ja esihenkilöiden sitoutumista laadunhallintajärjestelmän kehittämiseen tarvitaan jatkossakin, Tikkanen painottaa.