Digiähkyn hallinta on osa digitaitoja

“Informaatioähkystä on puhuttu jo kauan, mutta nyt se vasta onkin valtaisaa.”

Koko yhteiskunta on digitalisoitumassa kovaa vauhtia, kuten koko ajan joka mediasta kuulemme, näemme ja luemme. Työelämässä työntekijältä vaaditaan digitaitoja niin tietokoneen kuin puhelimenkin käytössä monien järjestelmien ja sovellusten myötä: työajanseuranta, laskutus, kilometrikorvaukset, budjetointi, henkilöstöhallintojärjestelmä, asiakastietojärjestelmä, toimistotyökalut, sähköposti, kalenteri, intranet, pilvipalvelut… Kaikki digitaaliset välineet ja sovellukset on luotu helpottamaan meidän työn tekemistämme. Tietoa voi etsiä, säilöä ja jakaa ilman, että se kuormittaa meidän omaa muistiamme. Eikö niin?

Digitaalisuuden haasteet

Kaikkien järjestelmien hallinta aiheuttaa kuitenkin haastetta työntekijälle. Työn tekeminen on muuttunut tietotyön ja järjestelmien myötä vaativammaksi ja samalla myös työn määrä on kasvanut. Informaatioähkystä on puhuttu jo kauan, mutta nyt se vasta onkin valtaisaa.

Työntekijän keskittyminen on pirstaleista, kun sovellukset ovat koko ajan käynnissä ja keskeyttävät äänimerkeillään toiminnan. Mitä enemmän sovelluksia on käytössä, sitä enemmän keskeytyksiä tulee. Tietotulva on jatkuvaa ja työntekijän on hallittava myös medialukutaito osatakseen poimia tulvasta olennaiset asiat. Jollakin digitaaliset taidot ovat epävarmuusalueella ja vaatimukset niiden oppimisesta lisäävät työntekijän kuormaa. Informaatioylikuorma lisää stressiä ja heikentää yleisesti hyvinvointia työelämässä. Tietotulva vaikuttaa negatiivisesti myös huomiokykyyn ja muistiin.

Työntekijä on koko ajan myös yksityiselämän tavoitettavissa. Puoliso viestittää kauppalistaa, kaverit yhteisiä harrastuksia ja lasten koulujen järjestelmät omia viestejään. Olemme koko ajan kaikkien tavoitettavissa.

On tärkeää huomata, että me työntekijät itse voimme omilla valinnoillamme vaikuttaa työskentelyyn. Sen sijaan, että osallistumme kolmen päivän DigiDetox-retriittiin, voimme muokata omia työtapojamme pohtimalla seuraavia asioita.

Digitaalisen stressin ehkäisykeinoja:

1. Avaa tietty sovellus, esimerkiksi sähköposti, vain silloin, kun on sopiva aika keskittyä myös toimimaan sovelluksen kanssa.
2. Sähköpostiviestien käsittelyä puhelimessa kannattaa miettiä. Voisiko viestit jättää kokonaan avaamatta, jos et kuitenkaan aio niihin puhelimella vastata? Tai vähintäänkin katsot esikatselusta, jos ei ole tärkeitä, välittömästi reagointia vaativia viestejä, niin älä avaa niitä. Toisaalta, tuleeko sähköpostitse ikinä viestejä, joihin on reagoitava välittömästi?
3. Työpuhelimen älä häiritse -toiminto kannattaa ottaa käyttöön, jos työ ei vaadi jatkuvaa valmiudessa olemista. Näin työt eivät seuraa sinua kotiin. Voisiko henkilökohtaisen puhelimen säätää samoin työpäivän ajaksi?
4. Viestintäkeinoja kannattaa priorisoida. Mikä olisi se pääasiallinen väline millekin tiedolle? Jos samaa tietoa tulvii joka tuutista, se ei mene perille. Mieti, millaiseen käyttöön soveltuu parhaiten esimerkiksi WhatsApp-ryhmä, sähköposti, intranet tai Facebook. Nämä viestintäkanavat ja mitä missäkin viestitään, tulisi olla myös yhteisesti organisaatiossa sovittu ja tiedossa.
5. Sovellusten ilmoitusasetukset kannattaa ottaa haltuun. Ilmoitukset voi ottaa käyttöön niin, että ne näkyvät vasta sovelluksen avauksen myötä, jolloin ne eivät keskeytä työskentelyä. Ilmoitusten vaimentaminen tietyissä sovelluksissa tai ryhmissä voi olla järkevää.
6. Entäpä sosiaalinen media? Voiko viranomainen tai toimihenkilö hyväksyä asiakkaita ystäviksi somessa? Entä voiko yhteistyökumppanit pyytää somessa kavereiksi? Mitä itse voi kirjoittaa työnantajastaan? Onko organisaatiossasi sovittu ja perehdytyksessäsi kerrottu nämä säännöt? Jos Facebook on täynnä työhön liittyviä kontakteja, seuraavatko työt silloin väkisinkin vapaa-ajalle? Joissain organisaatioissa somen käyttö työajalla on kokonaan kielletty, mikä toisaalta voi hankaloittaa itse työn tekemistä. Rajanveto on vaikeaa, koska joskus työhön liittyvä viestintä tietyissä palveluissa tapahtuu somen kautta. Pitäisikö meillä olla työprofiilit erikseen, jos emme halua tulla nimetyksi omalla profiilillamme työhön liittyviin ryhmiin?
7. Järjestelmien toimimattomuus syö työaikaa sekä työntekijän energiaa ja on keskeytys pahimmillaan. Opettele siis käyttämään järjestelmiä oikein ja jos ne eivät siltikään toimi, vie tietoa eteenpäin.
8. Keskity tietoisesti yhteen tehtävään kerrallaan. On tutkittu, että sähköpostissa käynti on yleisin keskeytyksen syy. Palaverissa nopeasti sähköpostiin läppärillä vastaaminen häiritsee naputuksellaan myös työkavereita, puhumattakaan keskeyttämästäsi flow:sta, kun yrität taas itse (ja työkaveritkin) saada palaverin aiheesta kiinni!
9. Organisaatiossa voidaan myös sopia siitä, että työntekijällä on lupa olla tavoittamattomissa tietty aika. Esimerkiksi sähköpostiin vastaaminen 1–2 päivän viiveellä ei ole kohtuutonta.

Haaste työpaikallesi: Laita sama viesti firman intranettiin tai sähköpostiin sekä tulosteena kahvipöydälle tai vessan seinälle. Pyydä ihmisiä kuittaamaan nimi alle, kun ovat viestin lukeneet. Katso muutaman päivän kuluttua, kumpi on tavoittanut enemmän ihmisiä.

Sinä päätät!

Muista, että sinä itse olet se, joka huolehtii omasta hyvinvoinnistasi. Nollataksesi digitulvan, voit jättää kaikki digitaaliset välineet kotiin ja lähteä vaikkapa lenkille ihan yksin. Lenkki onnistuu myös ilman GPS-paikanninta, urheilusovellusta, kameraa tai Googlea!

Olisiko nyt hyvä hetki miettiä omia digitaalisia välineitämme ja taitojamme? Miten tehdä työtä tässä digitaalisessa yhteiskunnassa hyvinvoivana, digitaalisia menetelmiä hyödyntäen, mutta kuitenkin välttäen digiähkyä ja ylikuormittumista? Pitäisikö varmistaa, että työnantajasi on huomioinut nämä asiat työhyvinvointisuunnitelmassa ja perehdytyksessä? Entäpä työelämään hakeutumassa olevat ihmiset, joilla digitaaliset taidot voivat olla puutteelliset? Mikä mahtaa heidän stressikäyränsä olla, kun pitäisi hypätä takaisin työelämään?

Piia Talvitie
Projektipäällikkö
Digimotivaattori-hanke

Lauri Pikka
Projektityöntekijä
Digimotivaattori-hanke

Lähteinä käytetty:
https://etajohtaminen.fi/digityo-ja-stressi-keinoja-stressin-vahentamiseen/
https://www.tivi.fi/Kaikki_uutiset/onko-olo-artynyt-ja-voimaton-syy-voi-olla-yllattava-6243638