Labquality, ja nykyiseltä nimeltään Aurevia, myönsi 11.12.2024 Sotek-säätiön vaikeavammaisten päivätoiminnalle sertifikaatin osoituksena siitä, että sen laatujärjestelmä täyttää ISO 9001:2015 -standardin vaatimukset.
Aurevian edustaja, palvelujohtaja Nina Heinola, kävi ojentamassa sertifikaatin Sotekin edustajille Sunilan päivätoiminnan toimipisteessä 14.1.2025.
ISO 9001 tarkoittaa kansainvälistä laadunhallintajärjestelmän standardia. Standardinmukainen laadunhallintajärjestelmä auttaa organisaatiota kehittämään toimintaansa asiakaslähtöisesti ja systemaattisesti. Sertifikaatti osoittaa luotettavasti, että Sotek-säätiön vaikeavammaisten päivätoiminta vastaa sille asetettuja laatuvaatimuksia niin tekemisen kuin asiakastyytyväisyydenkin näkökulmasta ja noudattaa jatkuvan parantamisen periaatteita.
Sotekin nykyisen strategian yhtenä kärkihankkeena on laadun ja johtamisen kehittäminen, jossa ISO 9001 -projekti on keskeisessä roolissa. Laatutyön kehittäminen aloitettiin Sotekilla elokuussa 2022.
–ISO 9001 tuo varmistettua laatua tekemiseen ja sillä varmistetaan prosessien ajantasaisuus ja jatkuva kehittäminen. Sertifikaatin myötä varmistutaan myös siitä, että kaikki prosesseihin liittyvä tieto löytyy dokumentoituna tietystä paikasta ja kaikki kyseistä tietoa tarvitsevat löytävät sen. Erityisesti haavoittuvassa asemassa olevan asiakaskunnan kanssa on tärkeää, että asiat toimivat sovitulla tavalla ja turvallisuus säilyy huipputasolla, Sotek-säätiön toimitusjohtaja Marjo Jokipii sanoo.
14. tammikuuta järjestetyssä tilaisuudessa oli paikalla Sotek Sunilan henkilökuntaa, toimipisteen palveluesihenkilö Pekka Räsänen, Aurevian palvelujohtaja Nina Heinola, Sotek-säätiön laatuasiantuntija Juho Kirvesniemi sekä säätiön johtoryhmästä vammais- ja osallisuuspalveluiden palvelualueen johtaja Tomi Rossi, Goodwill®-palvelualueen johtaja Jukka-Pekka Keronen ja talousjohtaja Taina Koivisto tukipalveluista.
–Missiotanne te haluatte edistää ja toteuttaa laadukkaasti ja suunnitelmallisesti. Olette tehneet strategisen päätöksen, että tähän tueksi otatte ISO 9001 -laadunhallinta- ja johtamisjärjestelmän standardin pitääksenne huolta siitä, että kaikkien arjen asioiden ja yhtäkkisten muutosten keskellä teillä se punainen lanka laadunhallintaan ja laatuun säilyy, Aurevian palvelujohtaja Nina Heinola sanoo puheessaan tilaisuudessa oleville kuulijoille, joista suurin osa on ollut mukana kehittämässä standardinmukaista laadunhallintajärjestelmää Sotekin päivätoiminnalle.
–Olemme aina tienneet, että päivätoiminnassa tehdään laadukasta, palvelukuvauksen mukaista työtä, ja nyt meillä on sertifikaatti, jolla voimme asian todentaa, palvelujohtaja Tomi Rossi iloitsee.
Aurevian palvelujohtaja Nina Heinola piti sertifikaatin luovutustilaisuudessa puheen läsnäolijoille.
Päivätoiminnan esiauditointi tehtiin toukokuussa 2024 ja varsinainen sertifiointiauditointi marraskuussa 2024. Palvelujohtaja Heinola nostaa auditointiraportista esiin muun muassa sen, että Sotek on onnistunut hyvin integroimaan ajatuksen laadunhallintajärjestelmästä liiketoiminnan ja toiminnan tukena. Laadunhallintajärjestelmä on yhtenäinen liiketoiminnan kanssa.
–Auditoinnin tulos on erinomainen, vähäisiä poikkeamia oli joitakuita, ei yhtään merkittävää poikkeamaa. Ei siis osoitusta systeemiperustaisesta virheestä, vaan enemmän sellaisia yksittäisiä niin sanottuja stipluja arjessa, jotka ovat olleet helposti korjattavissa, Heinola sanoo.
–Olette lähteneet aktiivisesti pohtimaan myös teidän tulevaisuudennäkymää seuraaville vuosille ja tehneet niin organisatorisia kuin resursointiratkaisujakin, jotka edistävät teidän toimintaanne myös tulevina vuosina. Te myös aktiivisesti keräätte palautetta sidosryhmiltänne ja asiakkailtanne, niin tilaaja-asiakkailta kuin palveluja käyttäviltä asiakkailta. Kerättyjä palautteita käytetään aktiivisesti hyödyksi ja niiden tulokset näkyvät arjen toiminnassa. Teillä on kyky viedä eteenpäin kehitystyötä ja sitä kautta toteuttaa uudistuksia palvelutoiminnassa, mikä on yksi jatkuvan parantamisen keskeisin edellytettävä taito laadunhallinnan näkökulmasta, Heinola korostaa.
Heinolan mukaan yksi laadunhallinnan haasteellisimmista asioista on dokumentaation hallinta. Hän sanoo Sotekin lähteneen edistämään ansiokkaasti tätäkin asiaa.
Aurevian palvelujohtaja Nina Heinola Sotek Sunilassa.
Sunilan henkilökunta kertoo yhteisesti tunnelman olevan sertifikaatin saamisen jälkeen helpottunut ja iloinen. Standardinmukaisen laadunhallintajärjestelmän kehittäminen ei ole ollut ruusuilla tanssimista, ja he kuvailevatkin parivuotista matkaa pitkäksi, stressaavaksi ja työlääksi. Prosessi paljasti heille sen, miten laaja Sunilan ohjaajien työnkuva on.
Nina Heinola kehuu, että Sunilan päivätoiminnan henkilöstö on sitoutunut säätiön arvoihin ja toiminta-ajatukseen, jotka ovat myös asiakkaiden ja näiden läheisten tiedossa. Tämä on yksi laadukkaan palvelun keskeisin lähtökohta.
Sunilan toimipisteen keittiötyöntekijä Tuija Loippo toteaa, että Sunilassa on aina ollut puhumisen kulttuuri, minkä takia myös toiminnassa tapahtuvista poikkeamista on helppo kertoa ja puhua työyhteisössä.
–Jos on sellainen poikkeama, että siitä tehdään poikkeamailmoitus, niin se on yleensä jo puhuttu kahvihuoneessa alustavasti läpi, ja ilmoituksen tekotilanteessa se puhutaan sitten virallisesti, Loippo sanoo.
–Se, mitä me tässä opetellaan, on se, että kehitämme toimintaamme niiden poikkeamien kautta, Tomi Rossi painottaa.
Sertifikaatin otti vastaan Sotek-säätiön vammais- ja osallisuuspalveluiden palvelujohtaja Tomi Rossi.
Sunilan päivätoiminnan palveluesihenkilö Pekka Räsänen kuvailee parivuotista laadunhallintajärjestelmän kehittämistä mielenkiintoiseksi, motivoivaksi ja välillä myös varsin työllistäväksi.
–Ehkä päällimmäisenä mielessä matkan varrella tulleista onnistumisista tai oivalluksista on huomio siitä, että asiakkaiden saama palvelu on asiakaskeskeistä, palvelukuvausten mukaista ja tasoltaan hyvää. Auditoinnin yhteydessä ei siis tähän kysymykseen juurikaan tarvinnut puuttua tai palata. Sunilan henkilökunta on motivoitunutta, ammattitaitoista ja kokenutta, joten hyvän ja toimivan perustyön päälle on voinut rakentaa uutta. Toisena tärkeänä asiana on havaittu, että koko työryhmällä on hyvin yhtenevä käsitys siitä, miksi tällä työpaikalla ollaan ja millaista palvelua ja kohtaamista meidän tulee asiakkaillemme tarjota, Räsänen summaa.
Haasteista laatutyön kehittämisen matkalla esiin nousee niin Räsäsen kuin Tomi Rossin puheissa resurssien rajallisuus.
–Henkilöstö tekee tiivistä asiakastyötä, ja heidän työaikansa resursointi laatujärjestelmän kehittämiseen on ollut ajoittain haasteellista, Rossi sanoo.
Räsänen toteaa, että asiakkaiden kuuleminen on aina ollut hyvällä tolalla ja laatutyön kehittämisen myötä asiakaspalautteen kerääminen toiminnan ja arjen suunnittelun työkaluna on korostunut entisestään.
–Myös tilaaja-asiakkaan kuuleminen on tärkeää. Nyt pidetään huoli siitä, että laatutyö ja laatuajattelu jatkuvat edelleen ja että ne integroituvat vielä paremmin ja lujemmin osaksi jokapäiväistä työskentelyä, Räsänen korostaa.
Laatusertifikaatti on voimassa kolme vuotta edellyttäen muun muassa, että vuosittaiset seuranta-auditoinnit menevät hyvin.
–Laadun ylläpitäminen vaatii jatkuvaa aikataulutettua työtä esihenkilöiltä. Dokumentit ja prosessit on pidettävä kunnossa ja ajantasaisina. Myös sisäisiä auditointeja jatketaan. Niiden tarkoituksena on parantaa niin päivätoiminnan kuin koko säätiön toimintaa. Johtamisen näkökulmasta johdon katselmukset jatkuvat kahdesti vuodessa. Seuraava päivätoiminnan ulkoinen auditointi toteutetaan loppuvuodesta 2025, Rossi sanoo.
Sotek Sunilan päivätoiminnan palveluesihenkilö Pekka Räsänen ja vammais- ja osallisuuspalveluiden
palvelujohtaja Tomi Rossi.
Palvelujohtaja Tomi Rossin tunnelmat sertifikaatin saamisen jälkeen ovat hyvät.
–Kova työ palkittiin ja maaliin päästiin suunnitellusti asetetun aikataulun mukaisesti. Laatutyöprosessin kehittäminen päivätoimintaan on vaatinut systemaattista ja tavoitteellista työskentelyä. Se on ollut erittäin opettavainen matka meille kaikille, ja koen, että koko säätiö on hyötynyt prosessista, mitä tulee esimerkiksi poikkeamien ilmoittamiseen ja strategisia tavoitteita kohti etenevään, järjestelmälliseen ja mittaamiseen perustuvaan työskentelytapaan.
Rossin mukaan laatujärjestelmää on päivätoiminnassa rakennettu asiakaskunta huomioiden. Prosessit on kuvattu päivätoiminnan asiakkaat huomioon ottaen ja näin laatujärjestelmä integroituu hyvin arkeen ja päivätoiminnan johtamiseen.
–Erittäin tärkeää onnistumisen kannalta on ollut säätiön oma laatuasiantuntija. Hän on kyennyt perehtymään syvällisesti laatujärjestelmään ja viemään prosessia eteenpäin aikataulun mukaisesti yhteistyössä johdon ja henkilöstön kanssa.
Sertifikaatin luovutustilaisuuden osanottajajoukko.
Sotek-säätiön laatuasiantuntijana työskentelee Juho Kirvesniemi. Hänen roolinsa laatutyön kehittämisen parissa on tähän asti ollut laadunhallintajärjestelmän rakentamisen ja sertifioinnin koordinointi. Tavoitteena oli, että vuoden 2024 loppuun mennessä säätiön päivätoiminta on saanut laatusertifikaatin. Ja tähän tavoitteeseen päästiin.
–Tekemisenä tämä on jaettavissa kolmeen osaan. Alussa oli itse laatustandardiin ja teknisiin järjestelmiin perehtymistä. Sen jälkeen itse laadunhallintajärjestelmän rakentamisen koordinointi ja lopuksi sitten siitä huolehtiminen, että järjestelmä tulee sertifioiduksi ajallaan.
–Tässä oli monta ihmistä mukana ja tämä osuus on nyt niin sanotusti taputeltu, iso kiitos kaikille! Jos urheiluvertauksilla menee, niin tässä ei ehkä kuitenkaan tultu maaliin, vaan enemmänkin päästiin seuraavalle tasolle. Seuraavaksi parannetaan pienin askelin omaa peliä.
Laatutyön kehittämismatkan onnistumisista, oivalluksista ja huomioista Kirvesniemellä nousee ensimmäisenä mieleen se, että täydellisyyden tavoittelun sijaan on hyödyllisempää tähdätä ensin riittävän hyvään ja lähteä parantamaan sitä.
–Jos täydellisyyttä lähtee tavoittelemaan, niin on suuri vaara jäädä hieromaan asioita ikuisuuksiksi, ilman, että valmista tulee koskaan.
–Kokki Gordon Ramsay oli ohjelmassaan laittamassa erästä hotellia ojennukseen ja kysyi sen työntekijöiltä, kuka on hotellin tärkein henkilö. Työntekijät arvuuttelivat johtajasta kokkiin, mutta se tärkein unohtui – asiakas. Havaintojeni perusteella haluan uskoa, että olisimme tuohon kysymykseen osanneet vastata hotellin työntekijöitä paremmin. Tälle pohjalle oli hyvä rakentaa käytänteitä, jotka tähtäävät asiakastyytyväisyyteen ja siihen, että asiat tehdään oikein.
Kirvesniemen mukaan laatutyö vaatii organisaation kaikkien jäsenten ymmärrystä ja sitoutumista. Sitoutuminen edellyttää, että ihmiset ymmärtävät, miksi heidän pitäisi sitoutua johonkin.
–ISO 9001 -standardi ei ole helppoa luettavaa, eikä laadunhallintajärjestelmän käsite ole välttämättä kaikille tuttu. Tämän takia tärkeintä on löytää oikea, ymmärrettävä ja innostava tapa kertoa, mistä on kyse ja miksi se on tärkeää. Tämä vaatii aikaa ja vaivannäköä, mutta kun se onnistuu, sitoutuminen ja systemaattinen laatutyö ovat luonnollinen osa organisaation arkea, eikä mikään irrallinen normaalin tekemisen jatke.
Laatuasiantuntija toteaa, että laadunhallintajärjestelmän ydin on yksinkertainen: Kysymys on sovituista ja noudatetuista käytänteistä, joilla pyritään varmistamaan se, että organisaation tuotteet ja palvelut ovat sitä, mitä pitääkin, ja asiakkaat ovat tyytyväisiä. Ydinajatukseen kuuluu myös organisaation sitoutuminen toimintansa jatkuvaan parantamiseen.
Sotekin perimmäisenä tavoitteena on laajentaa standardinmukainen laadunhallintajärjestelmä kattamaan kaikki sen palvelut ja saada niille sertifikaatti. Tällä hetkellä säätiöllä keskustellaan, mitkä ovat laatutyön kehittämisen seuraavat askeleet.